Mitteilungen - Finanzen und Kommunalwirtschaft

Mehrere Mitgliedskommunen haben an die Geschäftsstelle die Frage herangetragen, ob Belege bei der Stadtkasse gem. der Gemeindekassenverordnung NW digital archiviert werden können.

Auf den ersten Blick scheint der Wortlaut der maßgeblichen Vorschrift des § 36 Abs. 3 Gemeindekassenverordnung NRW (GemKVO NW) in der geltenden Fassung vom 14.05.1995 grundsätzlich eine Archivierung von Belegen auf Festplatten und Compact Disks auszuschließen. Gemäß § 36 Abs. 3 Satz 1 1. Halbsatz GemKVO NW kann der Bürgermeister nach Anhörung des örtlichen Rechnungsprüfungsamtes unter weiteren Voraussetzungen zulassen, daß "Bücher auf besonders gesicherte Datenträger oder Bildträger und Belege auf Bildträger übernommen werden [...]". Dies halten wir jedoch angesichts des technischen Fortschritts in den Rathäusern für überholt.

Auf unsere Anfrage hin hat uns daher das Innenministerium NRW mitgeteilt, daß der Begriff "Bildträger" der zitierten Vorschrift ohne weiteres dahingehend ausgelegt werden könne, daß auch eingescannte Belege hierunter fallen. Im übrigen werde im Rahmen der Neugestaltung des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens auch die Gemeindekassenverordnung modernisiert, so daß auch eine textliche Klarstellung erfolgen werde.

Az.: IV/1 950-00